Salón de clases vacío con pupitres alineados frente al pizarrón
ERP · Gestión Académica

Artemisa360

Educación Smart

ERP académico con CRM y Agente IA. Módulos Académico, Administrativo y Admisiones, auditabilidad integrada con Qualidot y aplicación móvil para alumnos y docentes.

El problema que resuelve

En una institución educativa privada, el alumno atraviesa tres sistemas que no se hablan: el CRM donde entró como prospecto, el control escolar donde carga materias y el sistema de cobranza donde debe colegiaturas. Cuando alguien pregunta por qué se dio de baja, la respuesta está repartida entre los tres — y nadie tiene la vista completa a tiempo para evitarlo.

Artemisa está hecho para universidades, preparatorias y centros de formación privados que gestionan el ciclo completo: captación de prospectos, admisión, operación académica, cobranza y titulación, con varios programas y modalidades conviviendo.

Módulos

Seis módulos sobre un mismo expediente del alumno, para que su historia sea una sola desde el primer contacto hasta el título.

🎓 Académico

Planes de estudio, grupos, horarios, asistencia, calificaciones, kardex y proceso de titulación.

🏛️ Administrativo

Colegiaturas, becas, convenios, pagos en línea, facturación y cobranza con recordatorios automáticos.

📝 Admisiones

Embudo de captación, seguimiento de prospectos, documentación y conversión a inscripción.

🤝 CRM

Historial completo de cada contacto, campañas, asignación de asesores y cálculo de comisiones.

🤖 Agente IA

Detección de riesgo de deserción y atención automática de consultas de alumnos y padres.

📱 App móvil

Alumnos, padres y docentes con calificaciones, adeudos, horarios, avisos y pagos desde el teléfono.

Cómo funciona

🎓 El expediente del alumno es uno solo

Programas, planes, grupos, horarios, asistencia, calificaciones y kardex viven sobre el mismo expediente que usó el área comercial cuando el alumno era un prospecto. Eso elimina la doble captura y, más importante, permite preguntas que antes no se podían responder: qué campaña trae a los alumnos que sí se titulan.

🎓 El expediente del alumno es uno solo

📝 Admisiones con la disciplina de un embudo comercial

Cada prospecto tiene origen, asesor asignado, etapa y siguiente acción con fecha. El sistema calcula las comisiones sobre reglas configurables — por asesor, por campaña, por programa, con o sin retención hasta la primera colegiatura — y deja de ser una hoja de cálculo que alguien reconstruye a fin de mes.

📝 Admisiones con la disciplina de un embudo comercial

💳 Cobranza que no depende de que alguien se acuerde

Colegiaturas, becas, convenios y planes de pago se configuran una vez y el sistema ejecuta: genera cargos, aplica descuentos, concilia pagos en línea y dispara recordatorios escalonados antes del vencimiento. El área administrativa pasa de perseguir a supervisar excepciones.

💳 Cobranza que no depende de que alguien se acuerde

🤖 Ver la baja antes de que ocurra

La deserción casi nunca es una decisión súbita: hay un patrón de asistencia que cae, calificaciones que bajan y un adeudo que crece, semanas antes del abandono. El Agente IA cruza esas señales y las convierte en un aviso al tutor con el caso concreto y su contexto, mientras todavía hay algo que hacer.

Inteligencia Artificial

Un agente que ve al alumno completo

El Agente IA de Artemisa trabaja sobre el expediente unificado: asistencia, calificaciones, historial de pagos, interacciones con el área comercial y actividad en la plataforma. Con eso detecta riesgo de deserción antes de que se materialice y avisa a quien puede hacer algo — el tutor, no un reporte mensual. También responde a alumnos y padres sobre adeudos, horarios y trámites, y libera a control escolar de la consulta repetitiva que consume sus mañanas.

Capacidades

  • CRM integrado: del primer contacto del prospecto a la inscripción, con embudo, seguimiento y comisiones
  • Módulo Académico completo: programas, planes de estudio, grupos, horarios, calificaciones y kardex
  • Módulo Administrativo: colegiaturas, becas, convenios, pagos en línea y cobranza automatizada
  • Módulo de Admisiones y Comercial con cálculo automático de comisiones por asesor y campaña
  • Auditabilidad de clases y expedientes integrada con Qualidot, sin exportar nada
  • Aplicación móvil para alumnos, padres y docentes: calificaciones, adeudos, horarios y avisos

Con lo que ya usas

Artemisa360 se apoya en el almacenamiento que la institución ya tiene y en varios proveedores de modelos para el Agente IA.

Almacenamiento en la nube

Google Drive y OneDrive para expedientes, documentación de admisiones y evidencia académica, desde donde la institución ya trabaja.

  • Google Drive
  • OneDrive

Gama de modelos

Claude, OpenAI y Gemini detrás del Agente IA: detección de riesgo de deserción y atención de consultas de alumnos y padres.

  • Claude
  • OpenAI
  • Gemini

Las marcas mostradas pertenecen a sus titulares y se muestran para indicar integraciones disponibles.

Preguntas frecuentes

Sí. Muchas instituciones empiezan por Admisiones y CRM, que es donde el retorno se ve más rápido, y después incorporan Académico y Administrativo. Los módulos comparten el mismo expediente, así que crecer no implica migrar: implica activar.

Artemisa y Qualidot comparten datos de origen. Las grabaciones de clase y los expedientes que gestiona Artemisa se auditan con las rúbricas de Qualidot sin exportar ni duplicar nada, y el resultado regresa al expediente del docente y del grupo. Para instituciones con procesos de acreditación, esa evidencia queda disponible de forma continua.

Para ambos, más padres o tutores. El alumno consulta calificaciones, horario, adeudos y realiza pagos; el docente pasa asistencia, captura calificaciones y recibe avisos; el tutor ve el avance y el estado de cuenta. Cada perfil ve únicamente lo que le corresponde.

Migramos catálogos, planes de estudio, alumnos activos, kardex histórico y saldos. La parte laboriosa nunca es técnica sino de criterio: decidir cómo se traduce la estructura académica anterior a la nueva. Ese trabajo se hace con el área de control escolar antes de tocar datos, y por eso la implementación se planea por ciclo escolar.

Responde consultas frecuentes — adeudos, horarios, fechas, requisitos de trámites — dentro de los límites que la institución configure, y escala a una persona cuando la consulta sale de ese perímetro o cuando el interlocutor lo pide. Nunca decide sobre situaciones académicas o financieras: eso queda en manos del área correspondiente.

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